防火対象物使用開始届出書

移転に伴う業務は多く煩雑です。保険や登記についてはある程度イメージはつくかもしれませんが、忘れがちなのが、消防の届け出や防火防災責任者の専任ではないでしょうか。

必ず提出が必要な「防火対象物使用開始届出書」

新たに賃貸オフィス・賃貸事務所を契約する際に必ず必要なのが、防火対象物使用開始の届け出です。オフィス・事務所の使用開始7日前までに「防火対象物使用開始届出書」を提出しなくてはなりません。

内装工事を行う場合に提出が必要な「防火対象物工事計画届出書」

何らかの内装工事を行う際に必要となってくるのが、防火対象物工事計画の届け出です。

レイアウト変更により消防・排煙設備が不十分となったり、内装材交換により内装制限に抵触したりといった消防法違反につながらないよう、工事着手7日前までに「防火対象物工事計画届出書」を提出しなくてはなりません。

なお、居抜きオフィスを一切の内装工事なしにそのまま使用する場合は、既存の消防設備に問題がない限り、この届け出は不要です。

消防の届け出は、内装を行ってくれる工事業者が代理して行ってくれることも多く、自社では捺印だけという会社も多いかもしれません。また、貸室内の状況を全く変えない場合、消防の届け出は、前回されているはずだと思われるため、原則不要です。

というものの、前回の届け出がされていないとも限らないので、念のために居抜きなどで内装を引き継ぐ場合も、消防の確認はしておいた方が無難です。

届け出ないとどうなるのか

自動火災報知器やスプリンクラーの設置が基準を満たしていないといった不備が発覚すると消防法違反となり、行政処分の対象となる場合があります。（使用停止命令、1〜3年以下の懲役または100〜300万円以下の罰金など）

届け出義務があるのはオフィス・事務所の借主ですが、刑事責任や損害賠償責任を負うのはビルの所有者であるため、ビルオーナーに多大な迷惑をかけることにもなってしまいます。

防火防災責任者の専任・「防火管理者専任届出書」の提出

50人以上の従業員が在籍するオフィスに限り必要となってくるのが、「防火管理者専任届出書」の提出です。なお、防火防災責任者は社内で選任する必要があります。特に、小規模オフィスを利用している方は、初めて聞くという場合もあると思います。オフィスの場合、1施設で50人を超える事務所を開設すると、専任が必要になります。また、特殊建築物に該当する場合、規模に関係なく、防火防災責任者の選任が必要になります。特殊建築物というと、学校や映画館かと思われるかもしれませんが、例えば、1階にコンビニやカフェが入っているだけで、特殊建築物に該当します。その場合、ビルが特殊建築物で、10名のオフィスだったとしても、防火防災責任者の選任は必要になります。

防火管理者は防火管理業務の推進責任者であり、防災管理者として必要な学識経験があると認められる場合以外は、防火管理講習を修了することが資格取得条件となります。誰でもなれるわけではなく、管理的または監督的な地位にあると同時に防火管理に関する知識を持ち、強い責任感と実行力を兼ね備えた人物であることが求められています。

提出期限は特に定められていませんが、遅滞なく提出するようにしましょう。また、併せて消防計画の作成および届け出も必要です。

なお、新オフィスの防火管理者となる人が旧オフィスの防火管理者を務めていた場合には、旧オフィスの管轄消防署に「防火管理者解任届出書」を提出することも忘れないようにしましょう。

必要となる届け出についての消防署への確認が大切

いずれにせよ、オフィス・事務所を借りたときに必要な消防署への届け出には多くの種類があるため、どの届け出が必要となってくるかを消防署に確認することが大切です。管轄消防署に出向き、自社の業種や規模、工事の有無などを伝えて相談しましょう。その際、対象物件の平面図、詳細図、立面図といった各種図面を持参すると話がスムーズです。